Busca en tus contratos al instante: inteligencia documental con IA

3 min de lectura · DocumentPower

Tu empresa tiene cientos de contratos, facturas y actas. Cuando alguien pregunta "¿con quién firmamos el contrato de mantenimiento?" o "¿cuánto vale el acuerdo con el proveedor X?", empieza la búsqueda manual en carpetas. Eso se acabó.

El problema: documentos que nadie puede buscar

Los documentos empresariales contienen información crítica: nombres de personas, montos, fechas de vencimiento y cláusulas, pero están atrapados en PDFs y Word que ningún sistema puede buscar por contenido.

El resultado:

• Horas perdidas buscando "¿quién firmó esto?"
• Contratos que se vencen sin que nadie se entere
• Información duplicada porque nadie sabe que ya existe
• Dependencia de la memoria de una persona

La solución: extracción automática + búsqueda global

DocumentPower hace dos cosas cuando subes un documento:

1. Extracción inteligente (NER)

La IA lee el documento y extrae automáticamente:

• Personas: quién firma, quién es responsable, quién aprueba
• Empresas: razón social, NIT, proveedores mencionados
• Montos: valores del contrato, cuotas, penalidades
• Fechas: inicio, vencimiento, renovación
• Lugares: ciudades, direcciones, jurisdicción
• Productos/servicios: qué se contrata, marcas, referencias

Todo esto se guarda como datos estructurados no como texto plano. Es la diferencia entre tener un libro y tener una base de datos.

2. Búsqueda global instantánea

Una vez extraídos, los datos aparecen en la barra de búsqueda global (Ctrl+K). Si buscas "Mario", el sistema te muestra:

• El empleado "Mario García" (del directorio)
• El cliente "Mario Rodríguez" (del CRM)
• El contrato donde aparece "Mario López" como representante legal (del NER)

Es como tener un buscador inteligente dentro de tu empresa, que busca en datos estructurados Y en el contenido de tus documentos.

¿Cómo funciona técnicamente?

1. Subes el documento (PDF, Word, Excel, CSV, imagen escaneada)
2. La IA lo procesa una sola vez extrae entidades con alta confianza
3. Las entidades se guardan en caché las búsquedas posteriores son instantáneas (no vuelven a llamar a la IA)
4. Aparecen en búsqueda global cualquier usuario de la empresa puede encontrarlas

El costo de IA es solo en la extracción inicial. Las búsquedas son gratuitas e instantáneas porque consultan datos ya procesados.

Casos de uso

Privacidad y seguridad

Los datos extraídos respetan el aislamiento por empresa, cada empresa solo ve sus propios documentos. La información sensible (números de identificación, cuentas bancarias, emails) se filtra automáticamente y no se almacena en el caché de búsqueda.

Capacidades avanzadas

Documentos grandes (hasta 200 paginas)

Sube contratos, polizas o reportes de cientos de paginas. El sistema divide el documento en secciones y puedes preguntar sobre cualquier parte, incluso semanas despues de haberlo subido.

Verificación de integridad

Antes de analizar, DocumentPower verifica la integridad del archivo usando multiples senales propietarias. Si detecta indicios de posible alteracion, te advierte. No reemplaza una verificación legal, pero te da una capa extra de confianza.

Para imagenes, detecta si fueron tomadas con un dispositivo real o si carecen de las senales esperadas de una foto autentica. Una foto real de un siniestro tiene senales que una imagen descargada o editada no tiene, y DocumentPower te lo dice.

Toda esta metadata se retorna en la API como campo integrity y queda almacenada para consultas futuras.

Preguntas de seguimiento

No es solo extraccion: puedes hacer preguntas en lenguaje natural sobre el documento: "¿cual es la clausula penal?", "¿quien es el representante legal?", "¿cuando vence?". Turing responde usando el contenido real del documento.

Todos los formatos empresariales

PDF (con texto o escaneado), Word (.docx), Excel (.xlsx), CSV, imagenes (JPG, PNG) y texto plano. La extraccion de PDF y Word es local (costo $0), y solo las imagenes y PDFs escaneados usan IA para OCR.

Puntaje de integridad (0-100)

Cada archivo recibe un puntaje automático que indica que tan confiable es. Un puntaje alto significa que el documento tiene senales coherentes de autenticidad. Un puntaje bajo indica posible alteracion, descarga de internet o generacion con IA. Ideal para procesos de auditoria, seguros y compliance.

Detección de imagenes sospechosas

Si subes una foto (de un siniestro, un documento, una evidencia), el sistema verifica si tiene las senales esperadas de una foto tomada con un dispositivo real. Si no las tiene, el puntaje baja y te sugiere verificar manualmente.

API con campo integrity

Para developers: el endpoint retorna un campo integrity con el puntaje, nivel (alto/medio/bajo) y alertas especificas. Integra la verificación de integridad en tus propios flujos de trabajo, aprobaciones automaticas o dashboards de riesgo.

Alta disponibilidad

El motor de analisis tiene multiples proveedores de IA con fallback automático. Si uno falla, otro toma el relevo. Alta disponibilidad sin depender de un solo proveedor.

Archivos grandes sin esperas

Documentos de hasta 200 paginas se procesan automaticamente. Si el archivo es muy grande, se procesa en segundo plano y te notifica cuando esta listo. Mientras tanto puedes seguir trabajando.

Tu copiloto, no tu reemplazo

DocumentPower no toma decisiones por ti. Te da la información estructurada, el puntaje de integridad y las alertas para que TU decidas más rapido y con más confianza. Reduce horas de lectura manual a segundos de analisis automático.

¿Cómo empezar?

DocumentPower está incluido en los planes Business y Enterprise de Vixo. Si ya usas Vixo, solo necesitas subir documentos — la extracción es automática.

DocumentPower es parte del ecosistema Mediavox, que también incluye: Vixo con CRM, pipeline comercial, presupuestos, facturación electrónica, nómina y tareas Kanban; Turing AI como asistente inteligente que ejecuta acciones con datos reales; y mediaAPI con OCR, validación de identidad y estandarización de datos para LATAM.

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